Procesul de verificare

Generalitati

Procesul de verificare a rapoartelor de emisie constituie un instrument eficient și fiabil în sprijinul procedurilor de control al calității și de asigurare a calității, furnizând informații pe care un operator să le poată folosi pentru a-și îmbunătăți performanța în ceea ce privește monitorizarea și raportarea emisiilor.

Procesul de verificare  a datelor si informatiilor din Raportul operatorului, se desfasoara in cadrul sistemului UE de comercializare a emisiilor, cu scopul emiterii Raportului de verificare si de a confirma cu un nivel de asigurare rezonabila, respectarea conformitatii cu cerinţele de monitorizare aprobate de Autoritatea Competenta in Planul de monitorizare si raportare a emisiilor de gaze cu efect de seră si Autorizatia privind emisiile de gaze cu efect de sera precum si cu cerintele din Regulamentului UE privind monitorizarea si raportarea.

Fiabilitatea verificării

Utilizatorii trebuie să poată avea încredere într-un RM, verificat, care trebuie să reprezinte cu fidelitate ceea ce pretinde că reprezintă sau ceea ce se poate estima, în mod rezonabil, că ar trebui să reprezinte.

DOCUMENTE DE REFERINŢĂ pentru Procesul de verificare

SR EN ISO 14065:2013Gaze cu efect de sera. Cerinte pentru organismele care efectueaza validarea si verificarea emisiilor de gaze cu efect de sera, utilizarea in acreditare sau alte forme de recunoastere.

SR ISO 14064-3:2012 Gaze cu efect de seră. Partea 3: Specificaţii şi ghid pentru validarea şi verificarea declaraţiilor referitoare la gaze cu efect de seră.

Directiva 2003/87/CE a Parlamentului European și a Consiliului de stabilire a unui sistem de comercializare a cotelor de emisie de gaze cu efect de seră în cadrul Comunității și de modificare a Directivei 96/61/CE a Consiliului;

Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2018/2067 al Comisiei din 19 decembrie 2018 privind verificarea rapoartelor de emisii de gaze cu efect de seră și a rapoartelor privind datele tonă-kilometru și acreditarea verificatorilor în conformitate cu Directiva 2003/87/CE a Parlamentului European și a Consiliului.

Hotărare a Guvernului nr. 780 din 14/06/2006 privind stabilirea schemei de comercializare a certificatelor de emisii de gaze cu efect de seră, cu modificările și completările ulterioare;

IAF MD 6:2014 Document Obligatoriu pentru aplicarea ISO 14065:2013.

EA-6/03 M:2013 Document EA pentru recunoasterea Verificatorilor in aplicarea Directivei EU ETS.

Ghid general explicativ în aplicarea regulamentului pentru verificare și acreditare EU ETS (EGD I)

Ghid privind domeniul de aplicare al verificării (KGD II.1)

Ghid privind analiza de risc a verificatorului (KGD II.2)

Ghid privind analiza de proces (KGD II.3)

Ghid privind eșantionarea (KGD II.4)

Ghid privind vizitele pe amplasament (KGD II.5)

Ghid privind raportul de verificare (KGD II.6)

Ghid privind competențele (KGD II.7)

Ghid privind legătura între AVR și ISO 14065 (KGD II.8)

Ghid privind legătura între AVR și ISO 17011(KGD II.9)

Ghid privind schimbul de informații (KGD II.10)

Abrevieri utilizate in continutul prezentarii PROCESULUI DE VERIFICARE

AC

– Autoritatea Competenta – Ministerul Mediului si Schimbarilor Climatice

AP

– Auditor EU ETS Principal

AD

– Auditor EU ETS

AEGES

– Autorizatie de emisie de gaze cu efect de sera

AVR

– Accredition and Verification Regulations – Regulamentului de punere în aplicare (UE) 2018/2067 al Comisiei din 19 decembrie 2018 privind verificarea rapoartelor de emisii de gaze cu efect de seră și a rapoartelor privind datele tonă-kilometru și acreditarea verificatorilor în conformitate cu Directiva 2003/87/CE a Parlamentului European și a Consiliului

DG

– Director General

DT

– Director Tehnic

ET

– Expert Tehnic

EI

– Evaluator Independent

EU ETS

– European Union Emissions Trading System (schema comunitara pentru comercializarea emisiilor)

EV

– Echipa de verificare

GES

– gaze cu efect de sera

RSM

– Responsabil cu Sistemul de Management

SM

– Sistem de Management

OEC

– Organism de Evaluare a Conformității care efectuează Verificarea Rapoartelor de Emisii de Gaze cu Efect de Seră in conformitate cu cerintele SR EN ISO 14065:2013 și Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2018/2067 al Comisiei din 19 decembrie 2018.

MRR

– Monitoring and Reporting Regulation, REGULAMENTUL (UE) NR. 601/2012 AL COMISIEI din 21 iunie 2012 privind monitorizarea și raportarea emisiilor de gaze cu efect de seră în conformitate cu Directiva 2003/87/CE a Parlamentului European și a Consiliului

PM

– Plan de Monitorizare

RGES

– Responsabil GES al operatorului

RM

– Raport de monitorizare (Raportul operatorului)

RV

– Raport de verificare

Obligațiile generale ale verificatorului (membrii echipei de verificare):

EV efectuează verificarea și activitățile sale cu scopul de a furniza un RV care să concluzioneze, cu o asigurare rezonabilă, că RM nu conține inexactități materiale.

EV planifică și efectuează verificarea cu scepticism profesional, recunoscând că pot exista circumstanțe în care informațiile din RM conțin inexactități materiale.

EV trebuie să realizeze verificarea în interes public, independent de operator și de autoritățile competente.

Pe parcursul verificării, EV stabilește dacă:

  • RM este complet și îndeplinește cerințele prevăzute în Anexa a-X-a, Continutul minim al raportului de emisii, la Regulamentul (UE) nr. 601/2012;
  • operatorul a acționat în conformitate cu cerințele AEGES și ale PM aprobat de AC
  • datele din RM nu conțin inexactități materiale;
  • pot fi furnizate informații în sprijinul activităților privind fluxul de date, al sistemului de control și al procedurilor asociate ale operatorului, cu scopul de a îmbunătăți performanța monitorizării și a raportării acestora.

EV obține dovezi clare și obiective din partea operatorului care să ateste emisiile agregate, raportate, luând în considerare toate celelalte informații furnizate în RM.

În cazul în care EV constată că operatorul nu respectă Regulamentul (UE) nr. 601/2012, neregularitatea respectivă este inclusă în RV chiar dacă PM în cauză este aprobat de AC.

În cazul în care PM nu a fost aprobat de către AC, dacă acesta este incomplet sau a suferit pe parcursul perioadei de raportare modificări semnificative, care nu au fost aprobate în consecință de AC, EV recomandă operatorului să obțină aprobarea necesară din partea AC.

După obținerea aprobării din partea AC, EV continuă, repetă sau adaptează în mod corespunzător activitățile de verificare.

În cazul în care aprobarea nu a fost obținută înainte de emiterea RV, verificatorul raportează acest aspect în RV.

Informațiile furnizate de un operator

Dupa perfectarea contractului de verificare și în alte etape ale procesului de verificare, AP, solicita operatorului sa puna la dispoziția OEC COV-INSPECT, următoarele:

  • AEGES a operatorului;
  • cea mai recentă versiune a PM al operatorului, precum și alte versiuni relevante ale PM aprobat de AC, inclusiv dovezi ale aprobării respective;
  • o descriere a activităților privind fluxul de date ale operatorului;
  • evaluarea riscurilor efectuată de operator, menționată la articolul 58 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 601/2012, și o schiță a sistemului general de control;
  • procedurile menționate în PM aprobat de AC, inclusiv procedurile corespunzătoare activităților privind fluxul de date și activităților de control;
  • RM (raportul anual) privind emisiile operatorului;
  • după caz, planul de eșantionare al operatorului, aprobat de AC;
  • în cazul în care PM a fost modificat pe parcursul perioadei de raportare, o evidență a tuturor acestor modificări;
  • după caz, raportul prezentat AC privind remedierile neconformitatilor identificate in anul anterior de raportare, incluse in RV anterior anului de verificare;
  • RV din anul anterior, în cazul în care OEC COV-INSPECT nu a efectuat verificarea pentru operatorul respectiv în anul anterior;
  • toată corespondența relevantă cu AC, în special informațiile referitoare la notificarea modificărilor aduse PM;
  • informații privind bazele de date și sursele de date utilizate în scopul monitorizării și raportării;
  • orice alte informații relevante necesare pentru planificarea și efectuarea verificării.

Înainte de autentificarea RV, operatorul pune la dispoziția OEC COV-INSPECT forma finala a raportului sau, autorizat și validat intern.

Procesul de verificare propriu -zis

Procesul de verificare constă în următoarele etape:

A. Solicitarea documentatiei, se realizeaza de catre AP.

B. Evaluarea documentatiei

Pe parcursul evaluarii documentatiei, EV intocmeste documentatia interna de verificare.

EV trebuie să desfăşoare următoarele activităţi:

B.1.Analiză strategică

B.2.Analiză riscului

B.3.Planul de verificare

B.1.Analiză strategică

Analiza strategică furnizează  EV, baza pentru dezvoltarea analizei de risc şi a planului de verificare.

Pe baza AEGES şi a PM aprobat/e, ale operatorului, EV evalueaza:

  • natura (domeniul),
  • limitele (granitele instalatiei) şi complexitatea activităţii de verificare prin analiza documentelor prezentate.

In situatia in care sunt necesare informatii suplimentare, AP comunica cu operatorul (telefon, e-mail, etc.), pentru completarea informatiilor.

Toate elementele domeniului de activitate trebuie să fie luate în considerare.

Înainte ca analiza strategică să fie efectuată, EV trebuie să verifice dacă PM a fost aprobat de AC şi dacă este versiunea actualizata. Verificarea PM se efectueaza conform Schemei proprii de verificare a Planului de Monitorizare.

Printre modificările semnificative ale PM a unei instalații se pot număra următoarele:

  • modificarea categoriei instalației;
  • modificările referitoare la clasificarea instalației ca instalație cu emisii scăzute;
  • modificările privind sursele de emisii;
  • trecerea de la metoda bazată pe calcul la metoda bazată pe măsurare sau invers pentru determinarea emisiilor;
  • modificarea nivelului aplicat;
  • introducerea unor noi fluxuri de surse;
  • modificările survenite în clasificarea fluxurilor de surse – între fluxurile de surse majore, minore sau de minimis;
  • modificarea valorii implicite pentru un parametru de calcul, în cazul în care valoarea respectivă trebuie prevăzută în PM;
  • introducerea de noi proceduri referitoare la eșantionare, analiză sau calibrare, în cazul în care modificările procedurilor respective au un impact direct asupra preciziei datelor de emisii;

La începutul verificării, EV, evaluează natura, amploarea (categoria instalatiei) și complexitatea sarcinilor de verificare efectuând o analiză strategică a tuturor activităților relevante pentru instalație.

În scopul înțelegerii activităților desfășurate in instalația operatorului, EV colectează și reexaminează informațiile necesare cu scopul de a stabili dacă EV deține competența suficientă pentru a efectua verificarea, de a decide dacă perioada de timp alocată indicată în contract a fost determinată în mod corect și de a se asigura că este capabila să desfășoare analiza riscurilor necesară.

Evaluarea include cel puțin:

  • informațiile furnizate de operator;
  • pragul de semnificație specific categoriei instalatiei;
  • informațiile obtinute de OEC COV-INSPECT daca a efectuat verificarea pentru operatorul in cauza si in anii anteriori.

În momentul reexaminării informatiilor menționate mai sus, EV evaluează cel puțin urmatoarele aspecte:

  • categoria instalației și activitățile desfășurate în cadrul respectivei instalații;
  • PM aprobat de AC, precum și detaliile specifice ale metodei de monitorizare prevăzute în PM respectiv;
  • natura, amploarea și complexitatea surselor de emisie și a fluxurilor de combustibili, precum și echipamentele și procesele care au avut ca rezultat emisii, inclusiv echipamentele de măsurare descrise în PM, originea și aplicarea factorilor de calcul și alte surse de date primare;
  • activitățile privind fluxul de date, sistemul de control și mediul de control.

În momentul efectuării analizei strategice, EV verifică următoarele:

  • dacă PM prezentat este cea mai recentă versiune aprobată de AC;
  • dacă PM a suferit modificări pe parcursul perioadei de raportare;
  • dacă modificările respective au fost notificate autorității competente în temeiul articolului 15 alineatul (1) sau al articolului 23 din Regulamentul (UE) nr. 601/2012 sau dacă acestea au fost aprobate de AC în conformitate cu articolul 15 alineatul (2) din regulamentul menționat.

Rezultatele analizei strategice se inregistreaza in formularul Raport de analiza strategica.

B.2.Analiza riscului

Scopul analizei de risc este să evalueze nivelul posibil de risc al unei denaturări semnificative sau al unei neconformităţi semnificative în RM, pentru a permite proiectarea unei verificări eficace, inclusiv desemnarea personalului competent şi calificat corespunzător.

Evaluarea riscurilor furnizează informaţii şi date de intrare eficace pentru:

  • schiţarea planului de verificare la sfârşitul analizei de risc
  • evaluarea riscurilor denaturărilor sau ale neconformităţilor şi dacă este posibil ca acest risc să aibă un efect semnificativ;
  • constatările şi concluziile verificării să fie prezentate în RV.

EV identifică și analizează următoarele elemente necesare pentru proiectarea, planificarea și punerea în aplicare a unei verificări eficiente:

    • riscurile inerente identificate de operator, dupa caz;
    • activitățile de control efectuate de operator;
  • în cazul în care s-au realizat activitățile de control menționate la litera (b), EV  identifica riscurile de control privind eficiența activităților de control respective.

În momentul identificării și analizării elementelor menționate, EV ia în considerare cel puțin:

  • constatările analizei strategice, redactat pe formularul Raport de analiza strategica, cod PO-COV INSP 07-01
  • informațiile mentionate la pct. 6.1.3 furnizate de operator și obtinute de verificator in anii anteriori, dupa caz;
  • pragul de semnificație ;

EV trebuie să analizeze informaţiile disponibile pentru a determina unde sunt cele mai mari nivele de risc.

EV identifică riscurile inerente, riscurile de control şi asigură că încercările controalelor (rapoarte de control ale operatorului) pentru a susţine RM şi ca efectuarea acestora, în perioada relevanta, reflectă riscurile identificate.

EV analizeaza dacă procesele, controalele şi activităţile de control care diminuează riscurile inerente, riscurile de control sunt/nu sunt proiectate sau implementate corespunzător.  In functie de aceasta,  EV stabileste  propriul nivel de testare a activitatilor de control efectuate de operator si esantionare a datelor acestuia din raport.

În funcție de circumstanțe, neconformitățile semnificative ar putea fi reprezentate de:

  • etalonarea incorectă/eșecul de a efectua etalonarea sau întreținerea necorespunzatoare care ar avea un impact asupra datelor de emisii;
  • eșecul de a aplica corecții și acțiuni corective atunci când echipamentul nu funcționează în mod corespunzător;
  • neefectuarea unei actualizări a analizei de incertitudine asociată unei metodologii bazata pe date lipsa;
  • eșecul de a instala un instrument de măsurare corespunzător la timp;
  • eșecul de a utiliza formule de calcul corecte;
  • eșecul de a include surse de emisii si/sau fluxuri de combustibili sau materii prime;
  • neutilizarea pe toata durata de raportare a unui laborator acreditat așa cum este specificat în PM aprobat, dupa caz;
  • eșantionare nereprezentativă pentru analize.

Factori care pot determina dacă o denaturare a datelor sau o neconformitate fata de PM si AEGES are un efect semnificativ sunt:

  • o denaturare depășește pragul de semnificație;
  • grupul de denaturări depășește pragul de semnificație;
  • neconformitatea sau denaturarea poate/nu poate fi rectificată. Dacă neconformitățile sau denaturările nu pot fi rectificate într-un interval scurt sau nu pot fi rectificate deloc, EV ar putea considera aceasta ca o neconformitate semnificativă sau o denaturare semnificativă în special dacă aceasta are un impact asupra datelor de emisii;
  • posibilitatea reapariției neconformitatii (individual sau cumulate) si impactul asupra datelor privind emisiile de gaze cu efect de sera;
  • durata de existență a acelei denaturări sau neconformități: de ex. O neconformitate în asigurarea calității și în procedurile de control nu a fost încă abordată de câțiva ani de către operator și de aceea s-a dezvoltat într-o denaturare sau o neconformitate care nu mai este acceptabilă pentru verificator din moment ce aceasta ar putea afecta de exemplu datele privind emisiile de gaze cu efect de sera.

În evaluarea riscului denaturărilor semnificative în RM şi a neconformităţilor fata de PM aprobat, EV ia în considerare urmatoarele:

  • relevanţa şi mărimea proporţională a datelor privind emisiile de la fluxul de sursă sau sursa de emisii;\
  • adecvarea sistemelor de management, a activităţilor fluxului de date şi a sistemelor de control ca şi mediul de control în care datele sunt colectate şi gestionate;
  • complexitatea operaţiilor specifica de regula instalatiilor din categoria B si C;
  • PM aprobat;
  • dovezi relevante de la verificarile precedente;
  • în cazul aplicării unei alte metode de monitorizare, in cazul datelor lipsă, pentru o anumita perioada de timp din an, se va actualiza anual incertitudinea si se va solicita o analiza a modului cum s-a modificat aceasta si documentele de informare/aprobare a AC;

Rezultatele analizei de risc şi alte informaţii colectate în timpul analizei riscului se înregistreaze pe formularul Raport de analiza de risc.

AP redacteaza formularul Raport de analiza de risc, care este semnat de catre toti membrii EV.

În cazul în care EV a constatat că operatorul nu a reușit să identifice riscurile inerente și riscurile de control relevante în propria evaluare a riscurilor, EV  informează operatorul în acest sens.

După caz, în funcție de informațiile obținute pe parcursul verificării, EV revizuiește analiza riscurilor și modifică sau repetă activitățile de verificare care urmează să fie efectuate.

B.3.Planul de verificare

AP redactează planul de verificare în funcție de informațiile obținute și de riscurile identificate pe parcursul analizei strategice și al analizei riscurilor, care trebuie sa includă urmatoarele documente:

  • programul de verificare in teren care descrie natura și sfera activităților de verificare, precum și perioada și modul în care urmează să se desfășoare aceste activități, pe formular Program de verificare in teren.
  • planul de testare a activitatilor de control care stabilește domeniul, metodele de testare si dimensiunea esantioanelor a activităților de control, precum și procedurile corespunzătoare activităților de control, pe formular Planul de testare a activitatilor de control.
  • planul de eșantionare date care stabilește domeniul, metodele si dimensiunea esantioanelor, aplicate datelor referitoare la parametrii de activitate pe care se bazează emisiile agregate din RM al operatorului, pe formular Planul de esantionare date.

AP elaborează Planul de testare a activitatilor de control menționat astfel încât să poată stabili măsura în care se poate baza pe activitățile de control relevante, pentru a evalua conformitatea cu cerințele.

În momentul stabilirii dimensiunii eșantionului și a activităților de eșantionare pentru testarea activităților de control, EV ia în considerare următoarele elemente:

  • riscurile inerente
  • mediul de control;
  • activitățile de control relevante;
  • cerința de a emite un RV care să ofere o asigurare rezonabilă.

În momentul stabilirii dimensiunii eșantionului și a activităților de eșantionare pentru verificarea datelor EV ia în considerare următoarele elemente:

  • riscurile inerente și riscurile de control;
  • rezultatele procedurilor analitice;
  • cerința de a emite un aviz de verificare care să ofere o asigurare rezonabilă;
  • pragul de semnificație;
  • gradul de semnificație al contribuției fiecărui element de date la întregul set de date.

EV pune în aplicare planul de verificare astfel încât riscul de verificare să fie redus la un nivel acceptabil pentru a obține o asigurare rezonabilă că RM nu conține inexactități materiale.

AP actualizează analiza riscurilor și planul de verificare și adaptează activitățile de verificare pe parcursul verificării atunci când descoperă riscuri suplimentare care trebuie reduse sau atunci când există mai puține riscuri efective decât s-a preconizat inițial.

Programul de verificare cuprinde activităţile pentru efectuarea verificării. Aceste activităţi se asociază modului în care va avea loc verificarea corespunzător cu riscurile identificate.

Programul de verificare serveşte ca mijloc de monitorizare şi înregistrare a progresului activităţilor de verificare.

Planul de verificare, care cuprinde: Programul de verificare in teren, Planul de testare a activitatilor de control, si Planul de esantionare a datelor, se comunica operatorului, pe e-mail sau fax, in timp util.

  1. Analiza procesului de verificare (parte principală a verificării)

PREAMBUL:

    • EV pune în aplicare planul de verificare și verifică, pe baza analizei riscurilor, modul de punere în aplicare a PM aprobat de AC.
  • EV efectuează cel puțin testarea de fond, aplicand proceduri analitice pentru verificarea datelor și verificarea metodei de monitorizare, scop pentru care verifică următoarele:
    • activitățile privind fluxul de date și sistemele utilizate în cadrul fluxului de date, inclusiv sistemele de tehnologie a informațiilor;
    • dacă activitățile de control ale operatorului sunt documentate, aplicate și menținute în mod corespunzător și dacă acestea sunt eficiente în a reduce riscurile inerente;
  • dacă procedurile enumerate în PM sunt eficiente în a reduce riscurile inerente și riscurile de control și dacă procedurile sunt puse în aplicare, documentate suficient și menținute în mod corespunzător.
    • EV identifică fluxul de date urmărind succesiunea și interacțiunea activităților privind fluxul de date, de la datele din surse primare până la elaborarea raportului operatorului (RM).
    • Activitatile de verificare se desfasoara pe baza unor proceduri analitice, care au ca obiect verificarea datelor din raportul operatorului (RM) si verificarea aplicarii metodologiei de monitorizare, aprobata.
    • EV utilizează proceduri analitice pentru a evalua verosimilitatea și caracterul complet al datelor în cazul în care riscul inerent, riscul de control și gradul de adecvare al activităților de control desfășurate de operator indică necesitatea unor astfel de proceduri analitice.
    • Atunci când aplică procedurile analitice pentru verificarea de date, EV evaluează datele raportate pentru a identifica zonele cu risc potențial  pentru a valida sau adapta ulterior activitățile de verificare planificate.
  • EV trebuie cel puțin:
    • să evalueze verosimilitatea fluctuațiilor și a evoluțiilor în timp sau între elemente comparabile;
  • să identifice valorile vădit aberante, datele nepreconizate și datele lipsă.
  • Atunci când aplică procedurile analitice pentru verificarea de date, EV efectuează următoarele:
    • supune datele agregate unor proceduri analitice preliminare înainte de a desfășura activitățile de verificare, cu scopul de a înțelege natura, complexitatea și relevanța datelor raportate;
    • supune datele agregate și parametri de activitate pe care se bazează datele respective unor proceduri analitice de fond, în vederea identificării erorilor structurale potențiale și a valorilor vădit aberante;
  • supune datele agregate unor proceduri analitice finale pentru a se asigura că toate erorile identificate pe parcursul procesului de verificare au fost soluționate în mod corect.
    • În cazul în care EV identifică valori aberante, fluctuații, evoluții, date lipsă sau date incompatibile cu alte informații relevante sau constată că acestea diferă în mod semnificativ de cantitățile sau raporturile preconizate, acesta solicită operatorului explicații sprijinite de dovezi relevante suplimentare.
  • Pe baza explicațiilor și a dovezilor suplimentare furnizate, EV evaluează impactul asupra planului de verificare și a activităților de verificare care urmează să fie desfășurate.

Activitățile de verificare

Verificarea datelor

EV verifică datele din RM prin testarea detaliată a acestora, inclusiv urmărind datele până la sursele primare de date, verificând în comparație cu sursele de date externe, efectuând concilieri, verificând pragurile privind datele adecvate și refăcând calculele.

Ca parte din verificarea datelor menționată mai sus și luând în considerare PM aprobat, inclusiv procedurile descrise în plan, EV verifică:

  • limitele instalației;
  • includerea tuturor fluxurilor de surse și surselor de emisie descrise în PM aprobat de AC;
  • coerența dintre datele agregate raportate din raportul operatorului (RM) și datele sursă primare;
  • în cazul în care operatorul aplică o metodă bazată pe măsurare prevăzută la articolul 21 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 601/2012, valorile măsurate , sunt verificate si prin calcul;
  • fiabilitatea și exactitatea datelor.

Verificarea metodelor aplicate in cazul datelor lipsă

În cazul în care metodele prevăzute în PM aprobat de AC au fost utilizate pentru a completa datele lipsă, EV, verifică dacă metodele utilizate au fost corespunzătoare situației specifice și dacă acestea au fost aplicate în mod corect.

În cazul în care operatorul a obținut aprobarea autorității competente de a utiliza alte metode, EV, verifică dacă abordarea aprobată a fost aplicată corect și documentată în mod corespunzător.

În cazul în care un operator nu poate obține o astfel de aprobare în timp util, EV verifică dacă abordarea utilizată de operator pentru a completa datele lipsă asigură faptul că emisiile nu sunt subestimate și dacă abordarea respectivă nu conduce la inexactități materiale.

EV verifică dacă activitățile de control realizate de operator pentru a preveni datele lipsă sunt eficace.

Verificarea aplicării corecte a metodei de monitorizare

EV verifică aplicarea și punerea în practică în mod corect a metodei de monitorizare aprobate de AC în PM, inclusiv detaliile specifice ale respectivei metode de monitorizare.

EV verifică aplicarea corectă a planului de eșantionare prevăzut la articolul 33 din Regulamentul (UE) nr. 601/2012, aprobat de AC.

În cazul în care CO2 este transferat, iar CO2 transferat este măsurat atât de instalația de transfer, cât și de instalația destinatară, EV verifică dacă diferențele dintre valorile măsurate în ambele instalații pot fi explicate prin incertitudinea aferentă sistemelor de măsurare și dacă s-a utilizat media aritmetică corectă a valorilor măsurate în rapoartele de emisii ale ambelor instalații.

În cazul în care diferențele dintre valorile măsurate în ambele instalații nu pot fi explicate prin incertitudinea aferentă sistemelor de măsurare, EV verifică dacă s-au făcut ajustări pentru a alinia diferențele dintre valorile măsurate, dacă ajustările respective au fost prudente și dacă AC a aprobat ajustările în cauză.

EV verifică daca sunt solicitate  în PM informații despre modificări planificate sau efective ale capacității, ale nivelului activității sau funcționării unei instalații si daca acestea  sunt transmise de operator AC  până la 31 decembrie a anului de raportare.

EV verifică aplicarea și punerea în practică în mod corect a procedurilor menționate in PM.

Evaluarea incertitudinii

Operatorul conform cerintelor din PM aprobat va demonstra conformitatea cu pragurile de incertitudine pentru datele de activitate și alți factori de calcul (parametrii de activitate).

EV confirmă valabilitatea informațiilor utilizate de operator, pentru a calcula nivelurile de incertitudine stabilite în PM aprobat.

În cazul în care un operatorul aplică o metodă de monitorizare care nu se bazează pe niveluri, EV verifică toate informațiile următoare:

  • dacă operatorul a evaluat și cuantificat incertitudinea, demonstrând că s-a respectat pragul de incertitudine globală solicitat pentru nivelul anual de emisii de gaze cu efect de seră;
  • valabilitatea informațiilor utilizate pentru evaluarea și cuantificarea incertitudinii;
  • dacă abordarea generală utilizată pentru evaluarea și cuantificarea incertitudinii respectă cerințele de la articolul 22 litera (b) din MRR;
  • dacă sunt furnizate dovezi care atestă îndeplinirea condițiilor privind metoda de monitorizare menționate la articolul 22 litera (a) din MRR;

Eșantionarea

În momentul verificării  datelor de activitate si a aplicării corecte a metodei de monitorizare, EV poate utiliza metode de eșantionare specifice instalației cu condiția ca, pe baza analizei riscurilor, eșantionarea să fie justificată in Planul de esantionare date.

În cazul în care EV identifică o neregularitate sau o inexactitate pe parcursul eșantionării, aceasta solicită operatorului să explice cauzele principale ale neregularității sau inexactității respective, în vederea evaluării impactului acesteia asupra datelor raportate. În funcție de rezultatul evaluării respective, EV stabilește dacă sunt necesare activități de verificare suplimentare, dacă trebuie mărită dimensiunea eșantionului și aria de date care trebuie corectată de operator.

Echipa de verificare înregistrează rezultatul verificărilor, în Fisa de constatari, Inexactitati si neregularitati constate pe parcursul verificarii,  Raport verificare_AVR_RO.

Vizita la fața locului

Preambul:

Vizita pe amplasamentul instalatiei se realizeaza dupa acceptarea Planului de verificare de catre operator.

EV efectuează vizita pe amplasament la data stabilita si acceptata de catre operator in conformitate cu Planul de verificare, pentru a evalua limitele instalației,  fluxurile de surse, sursele de emisie, funcționarea dispozitivelor de măsurare și a sistemelor de monitorizare, pentru a lua interviuri, pentru a colecta suficiente informații și dovezi care să-i permită să stabilească dacă RM nu conține inexactități materiale.

Pe tot parcursul analizei procesului, EV colectează dovezi relevante, pentru a-şi susţine constatările din forma proiect a RV. Dovezile relevante se trec in formular Fisa de constatari.

Fiecare membru a echipei de verificare urmareste si îşi înregistrează constatările în formularul Fisa de constatari, iar acestea sunt discutate în perioada alocata „timp privat pentru EV” cu AS. Constatările sunt comunicate reprezentantului operatorului.

AP hotărăște dacă sunt necesare vizite și în alte locuri, inclusiv în cazul în care părți relevante din activitățile privind fluxul de date și activitățile de control se desfășoară în alte locuri, cum ar fi sediul societății sau alte birouri din afara sitului.

Activitatea in teren se desfasoara conform Programului de verificare in teren cand sunt puse in aplicare Planul de esantionare date, si Planul de testare a activitatilor de control,.

Analiza procesului de verificare este finalizată atunci când toate activităţile descrise în planul de verificare au fost realizate.

Pentru a concluziona asupra RM asupra datelor şi informaţiilor privind emisiile de gaze cu efect de seră, EV trebuie să deţină dovezi suficiente.

Vizita pe amplasament se finalizeaza cu şedinţa de închidere, condusa de AS, care trece în revistă clar şi detaliat, constatările de pe amplasamentul  verificat, pentru a fi bine înţelese de conducere sau imputernicitul operatorului (RGES).

Tratarea inexactităților și a neregularităților

În cazul în care EV a identificat inexactități sau neregularități pe parcursul verificării, AP informează în timp util operatorul în acest sens și solicită corecțiile relevante.

EV înregistrează și marchează ca soluționate, în documentația internă de verificare (Fisa de constatari, si in formularul Inexactitati si neregularitati constate pe parcursul verificarii) inexactitățile sau neregularitățile care au fost corectate de operator, pe parcursul verificării.

AP înregistrează in formularul Inexactitati si neregularitati constate pe parcursul verificarii, inexactitățile sau neregularitățile care au fost identificate pe parcursul verificării, cand este cazul.

Operatorul poate sa corecteze sau nu inexactitățile sau neregularitățile comunicate, pe parcursul verificării.

În cazul în care operatorul nu corectează inexactitățile sau neregularitățile care i-au fost comunicate de către AP, înainte ca EV să emită RV, AP solicită operatorului să explice cauzele principale ale neregularităților sau ale inexactităților respective, cu scopul de a evalua impactul acestora asupra datelor raportate.

EV stabilește dacă inexactitățile necorectate, atunci când sunt luate individual sau agregate cu alte inexactități, au un efect material asupra emisiilor raportate. În evaluarea pragului de semnificație al inexactităților, EV ia în considerare dimensiunea și natura acestora, precum și circumstanțele specifice în care au apărut.

EV stabilește dacă neregularitatea necorectată, atunci când este luată individual sau agregată cu alte neregularități, influențează datele raportate și dacă aceasta conduce la inexactități materiale.

EV poate considera inexactitățile ca fiind materiale chiar dacă acestea, luate individual sau agregate cu alte inexactități, nu depășesc pragul de semnificație, în cazul în care acest lucru este justificat de dimensiunea și natura inexactităților și de circumstanțele speciale ale apariției acestora.

D.Concluzii bazate pe constatările verificării

În momentul în care se finalizează verificarea și se analizează informațiile obținute pe parcursul acesteia, EV:

  • semneaza Fisa de constatari, cod: PO-COV INSP 07-08, in care s-au completat datele, constatarile, inregistrarile etc. colectate pe parcursul verificarii.
  • verifică datele finale furnizate de operator, inclusiv datele care au fost ajustate pe baza informațiilor obținute pe parcursul verificării;
  • examinează justificările oferite de operator pentru orice diferențe dintre datele finale și datele furnizate anterior;
  • examinează rezultatul evaluării pentru a stabili dacă PM aprobat de AC, inclusiv procedurile descrise în planul respectiv, au fost puse în aplicare în mod corect;
  • evaluează dacă riscul de verificare este suficient de scăzut pentru a se putea obține o asigurare rezonabilă;
  • se asigură că au fost adunate suficiente dovezi pentru a putea furniza un RV care să ofere o asigurare rezonabilă că raportul operatorului nu conține inexactități materiale;
  • se asigură că procesul de verificare este înregistrat în întregime în documentația internă de verificare și că poate fi emisă o decizie finală în RV.

E.Finalizarea verificării şi constatări

Elaborarea Raportului de verificare

OEC COV-INSPECT emite in interes public RV privind raportul de emisii care a făcut obiectul verificării.

Pe baza informațiilor colectate pe parcursul verificării, AP impreuna cu membrii EV, dupa caz,  redacteaza RV pe formularul Raport verificare_AVR_RO, si  include cel puțin una dintre următoarele opinii:

  • raportul este considerat satisfăcător în urma verificării;
  • raportul operatorului (RM) conține inexactități materiale care nu au fost corectate înainte de emiterea RV;
  • sfera verificării este prea limitată, iar EV nu a putut obține suficiente dovezi pentru a emite un RV care să ofere o asigurare rezonabilă că raportul operatorului (RM) nu conține inexactități materiale;
  • neregularitățile, luate individual sau agregate cu alte neregularități, nu oferă suficientă claritate și împiedică OEC COV-INSPECT să declare cu o asigurare rezonabilă că raportul operatorului (RM) nu conține inexactități materiale.

Raportul operatorului poate fi considerat satisfăcător doar dacă nu conține inexactități materiale în urma verificării.

RV conține, cel puțin, următoarele elemente, formular Raport verificare_AVR_RO:

  • numele operatorului care a făcut obiectul verificării;
  • obiectivele verificării;
  • sfera verificării;
  • o trimitere la raportul operatorului care a fost verificat;
  • criteriile utilizate pentru a verifica raportul operatorului (RM), inclusiv AGES, dacă este cazul, și versiunile PM aprobate de AC, precum și perioada de valabilitate a fiecărui PM;
  • emisiile agregate pe instalație;
  • perioada de raportare supusă verificării;
  • responsabilitățile operatorului, ale autorității competente și ale OEC COV-INSPECT;
  • opinia OEC COV-INSPECT;
  • o descriere a tuturor inexactităților și neregularităților identificate care nu au fost corectate înainte de emiterea raportului de verificare;
  • datele la care au fost efectuate vizitele la fața locului și persoanele care le-au efectuat;
  • orice cazuri de neconformitate cu Regulamentul (UE) nr. 601/2012 care au fost descoperite pe parcursul verificării;
  • în cazul în care aprobarea AC nu poate fi obținută în timp util pentru metoda utilizată pentru a completa datele lipsă, o confirmare a faptului că metoda utilizată este sau nu prudentă și că aceasta conduce sau nu la inexactități materiale;
  • în cazul în care EV a observat modificări referitoare la capacitatea, nivelul de activitate și funcționarea instalației care pot afecta alocarea cotelor de emisie pentru instalație și care nu au fost raportate AC până la data de 31 decembrie a perioadei de raportare în conformitate cu articolul 24 alineatul (1) din Decizia 2011/278/UE, o descriere a modificărilor respective și observațiile aferente;
  • numele Auditorului EU ETS principal, al Evaluatorului Independent și, după caz, al Auditorului EU ETS și al Expertului Tehnic care au fost implicați în verificarea raportului operatorului (RM);
  • data și semnătura persoanei autorizate, respectiv Administratorul, inclusiv numele acesteia.

AP descrie inexactitățile și neregularitățile suficient de detaliat în RV pentru a permite operatorului, precum și AC, să înțeleagă următoarele:

  • dimensiunea și natura inexactității sau a neregularității respective;
  • motivul pentru care inexactitatea are sau nu efect material;
  • elementul din raportul operatorului (RM) de care se leagă inexactitatea sau elementul din PM de care se leagă neregularitarea în cauză.

Forma proiect a RV este inmanata EI impreuna cu documentatia interna de verificare.

Limitarea sferei de verificare

AP poate concluziona că sfera verificării este prea limitată în una dintre următoarele situații:

  • există date lipsă care împiedică AP să obțină dovezile necesare pentru a reduce riscul de verificare la nivel de asigurare rezonabilă;
  • PM nu este aprobat de AC;
  • PM nu prevede o sferă de aplicare suficientă sau nu este suficient de clar pentru a se emite concluzii cu privire la verificare;
  • operatorul nu a pus la dispoziție suficiente informații pentru a permite AP să efectueze verificarea.

Tratarea neregularităților nemateriale restante

EV stabilește dacă operatorul a remediat, după caz, neregularitățile indicate în RV referitoare la perioada de monitorizare anterioară.

În cazul în care operatorul nu a remediat respectivele neregularități, AP determină dacă omisiunea sporește sau ar putea spori riscul de inexactități.

AP indică în raportul de verificare dacă neregularitățile respective au fost soluționate sau nu de către operator.

AP înregistrează în documentația internă de verificare detaliile privind momentul și modul în care operatorul soluționează, pe parcursul verificării, neregularitățile identificate.

Îmbunătățirea procesului de monitorizare și de raportare

În cazul în care EV a identificat domeniile în care poate fi îmbunătățită performanța operatorului, acesta include în RV recomandări de îmbunătățire a performanței operatorului la literele respective:

  • evaluarea riscurilor efectuată de operator;
  • elaborarea, documentarea, punerea în aplicare și menținerea procedurilor pentru activitățile privind fluxul de date și activitățile de control, precum și a altor proceduri care trebuie stabilite de către  operator în temeiul Regulamentului (UE) nr. 601/2012;
  • monitorizarea și raportarea emisiilor, inclusiv  în legătură cu atingerea unor niveluri mai înalte, reducerea riscurilor și sporirea eficienței în procesul de monitorizare și de raportare.

Pe parcursul verificării ulterioare unui an în care au fost formulate recomandări de îmbunătățire într-un RV, AP verifică dacă operatorul a pus în aplicare respectivele recomandări de îmbunătățire, precum și modul în care s-a realizat acest lucru.

În cazul în care operatorul nu a pus în aplicare recomandările respective sau nu le-a pus în aplicare în mod corect, AP evaluează impactul acestui aspect asupra riscului de aparitie a inexactităților și neregularitătilor.

Documentația internă de verificare – dosarul operatorului

EV pregătește și întocmește documentația internă de verificare, ce conține cel puțin:

  • rezultatele activităților de verificare efectuate;
  • analiza strategică, analiza riscurilor și planul de verificare;
  • suficiente informații în sprijinul raportului de verificare, inclusiv justificări ale deciziilor luate în legătură cu efectul material al inexactităților identificate asupra emisiilor raportate.

Documentația internă de verificare se redactează astfel încât EI, Organismul Național de Acreditare – RENAR etc. să poată evalua dacă verificarea a fost efectuată în conformitate cu AVR.

Evaluarea independentă si emiterea raportului de verificare

AP prezintă documentația internă de verificare – dosarul operatorului și proiectul RV catre EI.

EI trebuie să nu fi desfășurat nicio activitate de verificare care face obiectul evaluării sale.

Domeniul de aplicare a evaluării independente include procesul complet de verificare descris la prezentul punct și înregistrat în documentația internă de verificare.

EI efectuează evaluarea astfel încât să asigure desfășurarea procesului de verificare în conformitate cu procedura prezenta, desfășurarea corectă a procedurilor privind activitățile de verificare, precum și faptul că s-a acordat atenția cuvenită și că s-au luat decizii cu profesionalism.

Evaluatorul independent stabilește dacă dovezile adunate sunt suficiente pentru ca OEC COV INSPECT să poată emite un RV care să ofere o asigurare rezonabilă.

Dacă există situații care pot ocaziona modificări ale RV în urma evaluării, EI examinează, de asemenea, modificările respective și dovezile corespunzătoare.

Concluziile sale sunt prezentate in formularul Raportul Evaluatorului Independent,.

EI va comunica cu AP in realizarea evaluarii independente a documentatiei interne de verificare si solutionarea eventualelor divergente de opinii.

In cadrul activitatii de evaluare independenta, EI poate apela din proprie initiativa la Consilierul Tehnic al organismului de verificare care asigura expertiza interna adecvata sau la un ET care nu a facut parte din EV, pentru indrumari in probleme specifice referitoare la activitati de verificare, sectoare sau zone din cadrul domeniului lor de lucru.

Autentificarea raportului de verificare

EI, autentifica Raport verificare_AVR_RO, elaborat de AP, în baza concluziilor și a dovezilor din documentația internă de verificare.

Se transmite RV autentificat, operatorului in format electronic si pe suport de hartie in 2 exemplare, insotit de un P.V. de predare-primire pe care operatorul confirma primirea acestuia.

F.Revizuirea procesului de verificare

In cazul în care s-a identificat o eroare în RV sau în raportul operatorului (RM) după ce OEC COV-INSPECT a înaintat RV către operator pentru a fi transmis mai departe AC, OEC COV-INSPECT procedeaza la evaluarea noilor informatii si in cazul in care acestea sunt de natura sa fie reconsiderata opinia OEC COV-INSPECT exprimata in RV, se reia intreg procesul de verificare in scopul revizuirii.

Se identifica in raport numarul si data reviziei.

In cazul în care este necesară efectuarea unei verificări asupra unui RV verificat anterior de OEC COV-INSPECT, ca răspuns la reclamaţii sau informaţii descoperite ulterior emiterii unui RV, trebuie:

  • anunţat clientul/parte responsabila, privind condiţiile în care se efectuează verificarea specială, respectiv revizuirea procesului de verificare;
  • se iau precauţii suplimentare la numirea EV, dacă partea responsabilă nu poate obiecta.